Lãnh đạo một nhóm đòi hỏi khả năng thực thi hướng đến kết quả

Trong quản lý đội nhóm, việc thực thi là yếu tố then chốt dẫn đến thành công của nhóm. Khả năng thực thi hướng đến kết quả cho phép nhóm nổi bật trong môi trường làm việc cạnh tranh khốc liệt như ngày nay.

Tại sao cấp dưới của bạn luôn làm việc sai, không đầy đủ hoặc kém chất lượng? Tại sao kế hoạch đề ra không đạt được những chỉ số mong muốn. Rất có thể phương pháp phân công công việc của bạn đang sai. Nếu bạn gặp vấn đề tương tự, bạn có thể thử những điều sau.

Đầu tiên, việc xác định mục tiêu rõ ràng là rất quan trọng.

Mục tiêu cần đáp ứng các tiêu chí sau

– Sử dụng ngôn ngữ tích cực, cách diễn đạt chủ động sẽ tạo động lực cho nhóm.

– Duy trì sự cân bằng tổng thể, tránh bỏ bê một khía cạnh này để tập trung vào khía cạnh khác.

– Rõ ràng và không mơ hồ để các thành viên trong nhóm có thể hiểu.

– Có thể đo lường được để biết rõ mục tiêu đã đạt được hay chưa.

– Có thể đạt được một cách độc lập, trong khả năng của nhóm.

– Mang lại cảm giác thành tựu khi thành công, tạo động lực cho nhóm.

– Có thời hạn để khuyến khích hành động hiệu quả của nhóm.

Ví dụ: Chẳng hạn, mục tiêu của một nhóm bán hàng có thể là tăng doanh số bán hàng thêm 10% trong vòng ba tháng tới. Mục tiêu này rõ ràng, có thể đo lường được và có thời hạn.

Thứ hai, phân công trách nhiệm cho mọi người.

Giống như mang một gánh nặng, mỗi người đều có mục tiêu riêng. Xác định rõ ràng trách nhiệm của mỗi người, đảm bảo mọi người đều chịu trách nhiệm, lấy kết quả làm cơ sở quản lý và đánh giá hiệu suất làm phương tiện quản lý nhân sự.

Điều này tránh được tình trạng thực hiện hỗn loạn do trách nhiệm không rõ ràng.

Ví dụ: Trong một dự án, người quản lý dự án có thể xác định rõ ràng các nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên. Ví dụ, Ông A chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, Ông B chịu trách nhiệm thiết kế sản phẩm và Ông C chịu trách nhiệm tiếp thị và quảng bá.

Mọi người đều hiểu rõ trách nhiệm của mình, giúp làm việc nhóm hiệu quả hơn.

Thứ ba, một kế hoạch chi tiết là rất cần thiết.

Các nguyên tắc để xây dựng kế hoạch bao gồm:

– Tạo sự gắn kết về mặt cảm xúc giữa các thành viên trong nhóm để thúc đẩy họ thực hiện kế hoạch,

– Giữ cho kế hoạch càng đơn giản càng tốt, kế hoạch phức tạp có thể gây khó khăn, trong khi kế hoạch đơn giản dễ thực hiện hơn,

– Điều chỉnh kế hoạch phù hợp với thế mạnh của từng thành viên.

Ví dụ: Khi xây dựng kế hoạch, một nhóm phát triển phần mềm có thể phân công nhiệm vụ dựa trên chuyên môn kỹ thuật của từng nhà phát triển, đảm bảo mọi người có thể tối đa hóa hiệu quả trong lĩnh vực thế mạnh của mình.

Thứ tư, cần phải tạo một danh sách “hành động”.

Trong quá trình thực hiện, cần tạo một danh sách hành động, xác định rõ ràng nội dung công việc và thời gian thực hiện. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện và cho phép xem xét sau khi thực hiện. Danh sách kiểm tra cũng rất cần thiết, Nhân viên thường chỉ làm những gì được đánh dấu. Danh sách kiểm tra giúp xác định các điểm chính, điểm yếu và lĩnh vực cần cải thiện.

Ví dụ: Tại cuộc họp khởi động dự án, người quản lý dự án có thể tạo một danh sách hành động chi tiết, nêu rõ các nhiệm vụ và thời hạn cho từng giai đoạn, và thường xuyên kiểm tra tiến độ để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.

Danh sách kiểm tra phản hồi giúp kết quả công việc trở nên rõ ràng và tạo động lực. Danh sách kiểm tra sau dự án, thông qua lập kế hoạch trước dự án và đánh giá sau dự án, tóm tắt những bài học kinh nghiệm, cho phép nhóm cải thiện từng bước một.

Ví dụ: Sau khi dự án kết thúc, nhóm có thể tổ chức cuộc họp tổng kết để xem xét toàn bộ quy trình thực hiện dự án, tóm tắt những thành công và thiếu sót, và cung cấp tài liệu tham khảo cho dự án tiếp theo.

Tóm lại…

Lãnh đạo một nhóm bao gồm vô số nhiệm vụ, nhưng các chuyên gia biết rằng nắm bắt được ba khía cạnh quan trọng là đã thắng được một nửa trận chiến trong quản lý.

– Nguyên tắc quan trọng thứ nhất: Đặt mục tiêu. Nỗ lực chỉ có ý nghĩa nếu hướng đi đúng đắn.

Nguyên tắc quan trọng thứ hai: Tập trung vào quy trình. Một quy trình sai sót sẽ dẫn đến kết quả lãng phí.

Nguyên tắc quan trọng thứ ba: Đạt được kết quả. Tập trung vào cả kết quả và sự tăng trưởng.

Xây dựng năng lực thực hiện nhóm với phương pháp hướng đến kết quả đòi hỏi một cách tiếp cận đa diện, bao gồm mục tiêu, trách nhiệm, lập kế hoạch, hành động, kiểm tra, phản hồi và tổng kết, để đảm bảo hoạt động nhóm hiệu quả và đạt được mục tiêu để ra đúng kế hoạch.