Hiệu ứng lò nóng – Thực thi các quy định và quy tắc đã định là cách duy nhất để đảm bảo việc và vận hành đội nhóm hiệu quả

Gần đây doanh nghiệp làm ăn khó khăn, một phần nhỏ do tình hình thị trường đang gặp quá nhiều khó khăn. Tôi vẫn duy trì công việc theo phong cách cũ đó là dựa trên “tình cảm” để đỗi đãi với nhân sự. Nhưng bất chợt một ngày tôi nhận ra rằng, có những nhân sự đã đi theo mình từ rất lâu, nhưng bản chất họ làm việc chưa thực sự nhiệt huyết và mang lại hiệu quả thiết thực. Việc này không những ảnh hưởng tới công việc chung mà còn khiến đội ngũ ỷ lại, học theo thói quen của cô ấy.

Sự việc này rất lớn và nghiêm trọng, vốn dĩ cô ấy là “công thần khai quốc”, chính bởi vậy sự cả nể, sự sợ sệt khiến nhiều lần tôi đã nương tay vì cho rằng cô ta là trụ cột chưa ai có thể thay thế. Tuy nhiên, dần dần tôi đang nhận ra được vấn đề nó nằm ở đâu. Thực chất, không ai nên coi là trụ cột ở công ty, việc linh động cho một cá nhân nào đó nhất là những người lớn tuổi, những kẻ được coi là công thần sẽ kéo theo những hệ lụy rất lớn, làm cho đội nhóm cảm thấy có sự không công bằng, không những vậy nó khiến doanh nghiệp dần đi tới một lối mòn xấu.

Và thực tế, nhiều ông chủ doanh nghiệp đang mắc phải vấn đề này, ngay bây giờ hãy chỉnh sửa và nên thiết lập chính sách “hiệu ứng lò nóng”.

Hiệu ứng lò nóng, còn được gọi là quy tắc lò nóng hoặc quy tắc trừng phạt, đề cập đến nguyên tắc rằng trong một tổ chức, bất kể vị trí nào, bất kỳ ai vi phạm quy tắc và quy định đều phải bị trừng phạt tương ứng. Hiệu ứng này nhấn mạnh tính công bằng và bất khả xâm phạm của các quy tắc và quy định. Nó giố

Hiệu ứng lò nóng rất quan trọng vì nó duy trì kỷ luật và trật tự trong tổ chức. Khi các quy tắc và quy định được thực thi nghiêm ngặt, tất cả nhân viên đều hiểu được hậu quả của việc vi phạm, từ đó thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp công bằng và tôn trọng quy tắc. Về bản chất, quản lý không phải là thiên vị mà là việc thiết lập các quy tắc và tuân thủ nó.

Bạn đã bao giờ gặp phải những tình huống này chưa? Các quy tắc được viết rõ ràng, nhưng không ai coi trọng chúng. Bạn biết nhân viên đi làm muộn hoặc về sớm, nhưng bạn vẫn nhắm mắt làm ngơ. Bạn lập kế hoạch triển khai trong một cuộc họp, nhưng một tuần sau không ai hành động và bạn cảm thấy xấu hổ khi phải theo dõi họ. Bạn luôn nghĩ, “Hãy thấu hiểu” và “Đoàn kết là điều quan trọng nhất”, nhưng phản hồi cuối cùng của nhóm là: “Họ nói một đằng, nhưng không quan trọng họ có làm hay không”. Bạn vẫn nghĩ mình là “Ngài Tốt Bụng” sao?

Sai rồi, bạn đang tự tay phá hủy các quy tắc. Tại sao ban quản lý cần phải tàn nhẫn? Vấn đề không phải là hà khắc với mọi người, mà là tôn trọng các quy tắc và ranh giới cho hành vi. Nếu các quy tắc không được thực hiện, việc thực hiện sẽ đi chệch hướng, nếu các tiêu chuẩn không được duy trì, ranh giới sẽ tiếp tục sụp đổ. Sự tàn nhẫn thực sự là cho nhóm biết rằng, đây không phải là về việc thể hiện sự khoan dung, mà là về các quy tắc.

Vậy bạn cần phải tàn nhẫn ở đâu?  Không khoan nhượng với các hành vi vi phạm, thực hiện lời nói khia đã ra quyết định. Bạn càng mềm lòng, nhóm của bạn càng trở nên yếu đuối, bạn càng tàn nhẫn, nhóm của bạn sẽ càng an toàn.

Tàn nhẫn là sự bảo vệ lớn nhất cho nhóm. Sự tàn nhẫn là về việc duy trì lợi nhuận; tàn nhẫn là về việc bảo vệ những người làm việc chăm chỉ. Nếu bạn không tàn nhẫn, những người tuân thủ quy tắc cuối cùng sẽ phải chịu thiệt thòi. Họ sẽ nghĩ, “Dù mình làm việc chăm chỉ, mình cũng không xoay xở được bằng anh ta.” Một khi tâm lý này xuất hiện, nhóm sẽ sụp đổ. Do đó, bạn càng tàn nhẫn, những người làm việc chăm chỉ sẽ càng cảm thấy an toàn.

Và chúng ta làm thế nào?

Xác định rõ ràng các quy tắc và quy định: Xây dựng các quy tắc, quy định rõ ràng và cụ thể, đồng thời đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu chúng.

Thực thi công bằng: Khi xử phạt các hành vi vi phạm, hãy đối xử bình đẳng với mọi người, bất kể vị trí.

Phản hồi kịp thời: Xử lý vi phạm ngay lập tức sau khi phát sinh để tránh chậm trễ.

Đặt ra quy tắc trước: Đừng nói “Tôi không cho phép” vào phút cuối, hãy nói rõ ràng trước nhứng điều đó và nó phải được “niêm yết” rõ ràng”

Tập trung vào vấn đề, không phải con người: Mọi hình phạt đều dựa trên quy tắc và không bị chi phối bởi cảm xúc cá nhân.

Đặt ra quy tắc công khai, thảo luận về cảm xúc riêng tư: Quy tắc là trên hết, mối quan hệ cá nhân là thứ yếu.

Sai lầm đầu tiên có thể được tha thứ, nhưng sai lầm thứ hai sẽ không bao giờ được dung thứ. Sự dịu dàng của quản lý không nằm ở việc “Tôi tha thứ cho lỗi lầm của anh/chị”, mà ở việc “Tôi giúp anh/chị trưởng thành trong khuôn khổ quy tắc”.

Kỷ luật là sức mạnh

Đối với các đội nhóm và tổ chức, kỷ luật là một thành trì vững chắc, bảo đảm quan trọng cho việc thực hiện hiệu quả, đồng thời là động lực cốt lõi thúc đẩy việc đạt được mục tiêu và triển khai chiến lược. Kỷ luật, với các chuẩn mực và yêu cầu rõ ràng, mang đến một định hướng rõ ràng cho việc thực hiện. Nó giống như hải đồ của một con tàu, xác định ranh giới và lộ trình hành động cho mọi thành viên trong tổ chức.

Trong các hoạt động quân sự, quân đội kỷ luật có thể thực hiện các mệnh lệnh chiến đấu một cách nhanh chóng và chính xác. Từ các quy tắc huấn luyện hàng ngày đến kỷ luật chiến thuật thời chiến, mọi mắt xích đều được kết nối tỉ mỉ, và binh lính biết rõ khi nào, ở đâu và hành động như thế nào. Nhờ đó, họ có thể phối hợp hoạt động giữa mưa đạn, hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả và giành chiến thắng.

Điều tương tự cũng đúng với quản lý doanh nghiệp, các quy tắc và quy định hợp lý xác định rõ ràng trách nhiệm của nhân viên và quy trình làm việc. Từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện dự án, kỷ luật đảm bảo các thành viên trong nhóm hoàn thành trách nhiệm và tiến hành một cách có trật tự, tránh xung đột nội bộ do hỗn loạn và mất trật tự gây ra. Điều này cho phép cỗ máy khổng lồ của công ty vận hành chính xác và ổn định, hướng tới các mục tiêu kinh doanh đã đề ra.

Kỷ luật, với sức mạnh gắn kết mạnh mẽ, khắc phục điểm yếu của con người và sự can thiệp từ bên ngoài, đảm bảo tính liên tục và ổn định của việc thực hiện. Con người vốn dĩ dễ lười biếng và tư lợi; nếu không có những ràng buộc về kỷ luật, quá trình thực hiện có thể dễ dàng đi chệch hướng. Trong suốt chiều dài lịch sử, vô số triều đại đã suy tàn do nạn tham nhũng và sự sụp đổ của kỷ luật.

Trong các doanh nghiệp hiện đại, kỷ luật, thông qua cơ chế giám sát và khen thưởng/phạt, thúc đẩy nhân viên kiên định với vị trí và hoàn thành trách nhiệm của mình. Đối mặt với những cám dỗ và can thiệp từ bên ngoài, kỷ luật đóng vai trò như một lá chắn vững chắc, bảo vệ quyết tâm thực hiện mà không dao động. Nó cho phép nhân viên đối mặt với khó khăn và thử thách mà không chùn bước hay trốn tránh, luôn duy trì sự tập trung và kiên trì vào mục tiêu của mình.

Trong thể thao, các vận động viên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc thi đấu và kỷ luật tập luyện. Việc luyện tập cường độ cao hàng ngày đòi hỏi tính kỷ luật cao, và điều kiện luôn thay đổi trên sân đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc. Kỷ luật giúp họ vượt qua mệt mỏi về thể chất và áp lực tâm lý, tiến lên trên con đường hướng đến sự xuất sắc, đấu tranh vì danh dự, thể hiện sự kiên trì thực hiện và tinh thần cạnh tranh.

Kỷ luật nuôi dưỡng sự gắn kết và hợp tác của đội, đặt nền tảng vững chắc cho việc thực hiện hiệu quả. Khi tất cả các thành viên hành động trong khuôn khổ kỷ luật, những nỗ lực cá nhân sẽ hội tụ thành một sức mạnh tổng hợp mạnh mẽ.

Trong quản lý lớp học tại trường, kỷ luật nghiêm ngặt tạo ra bầu không khí học tập tích cực, nơi học sinh khuyến khích lẫn nhau và cùng nhau tiến bộ. Trong các nhóm dự án của công ty, kỷ luật đảm bảo luồng thông tin thông suốt và phối hợp công việc liền mạch. Các thành viên tin tưởng và hợp tác với nhau, suy nghĩ và làm việc thống nhất.

Kỷ luật không chỉ điều chỉnh hành vi cá nhân mà còn định hình các giá trị chung và ý thức sứ mệnh của nhóm. Nó giúp mọi người hiểu rằng chỉ bằng cách tuân thủ kỷ luật, mục tiêu chung của nhóm mới có thể đạt được và họ mới có thể nổi bật trong cuộc cạnh tranh khốc liệt.

Sự gắn kết dựa trên kỷ luật và tinh thần hợp tác này là động lực cốt lõi cho việc thực hiện hiệu quả, cho phép nhóm nhanh chóng điều chỉnh chiến lược và linh hoạt ứng phó với các thách thức trong môi trường phức tạp và luôn thay đổi, đạt được mục tiêu với đà phát triển không ngừng. Và… Ký luật là sức mạnh.